Como fazer o controle de estoque em farmácias e drogarias?

A gestão de estoque é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer farmácia ou drogaria. A manutenção adequada desse aspecto não apenas assegura a disponibilidade dos produtos necessários para os clientes, mas também impacta diretamente nos resultados financeiros e na reputação do estabelecimento. 

Neste artigo, exploraremos a importância do controle de estoque nas farmácias, técnicas eficazes, ferramentas disponíveis e estratégias para evitar perdas e maximizar a eficiência operacional.

A importância do controle de estoque

As farmácias e drogarias lidam com uma variedade de produtos, desde medicamentos essenciais até dermocosméticos e outros itens de cuidados pessoais. Um controle de estoque eficiente vai muito além de simplesmente saber o que está disponível nas prateleiras. Ele envolve o monitoramento detalhado dos produtos, desde a entrada até a saída, garantindo que não haja excessos nem faltas. A seguir, veja alguns motivos pelos quais esse controle é essencial. 

Experiência do cliente

A falta de medicamentos e produtos essenciais pode levar à insatisfação dos clientes e à perda de vendas. Uma farmácia que não consegue manter seus produtos em estoque corre o risco de perder clientes para a concorrência. Afinal, ninguém quer esperar indefinidamente por um medicamento que necessita com urgência.

Redução de custos

Um estoque mal gerenciado pode resultar em desperdício de recursos financeiros. Produtos vencidos ou obsoletos representam perdas diretas para o negócio. Além disso, o excesso de estoque significa capital parado, que poderia ser investido em outras áreas da empresa. Manter níveis excessivos de estoque também pode resultar em custos adicionais de armazenamento e riscos de obsolescência.

Eficiência operacional

Um controle de estoque eficaz permite uma operação mais fluida e eficiente. Os funcionários não precisam perder tempo procurando por produtos ou lidando com inconsistências nos registros. Isso resulta em um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

Tomada de decisão estratégica

Dados precisos sobre o estoque permitem que os gestores tomem decisões mais embasadas. Saber quais produtos têm maior rotatividade, por exemplo, possibilita ajustes nas estratégias de compra e precificação.

Como iniciar o controle de estoque?

Para iniciar um controle de estoque eficaz, é importante seguir algumas etapas-chave.

Classificação de produtos

Comece categorizando os produtos com base em critérios relevantes para sua farmácia ou drogaria, como tipo (medicamentos de venda livre, prescrição, produtos de higiene), marca, tamanho, entre outros. Isso ajudará na organização e facilitará o acompanhamento de cada item em estoque.

Definição de níveis de estoque mínimo e máximo

Determine os níveis ideais de estoque para cada categoria de produto. Isso envolve entender a demanda média, o lead time de fornecedores e considerar fatores sazonais. Estabeleça um estoque mínimo que evite a falta de produtos essenciais e um estoque máximo que evite o excesso de mercadorias, reduzindo custos desnecessários.

Implementação de um sistema de registro

Escolha um método eficaz para registrar todas as movimentações de estoque, como entradas de mercadorias, vendas, devoluções e descartes. Isso pode ser feito por meio de um software de gestão de estoque, planilhas ou sistemas manuais, dependendo da complexidade e recursos disponíveis.

Organização física do estoque

Mantenha o estoque organizado e acessível, com uma disposição lógica dos produtos e uma identificação clara de cada item. Isso facilitará a localização rápida de mercadorias, minimizando erros e agilizando o processo de reposição.

Treinamento da equipe

Eduque e capacite a equipe responsável pelo controle de estoque sobre os procedimentos e políticas estabelecidas. Eles devem estar cientes da importância do controle de estoque e compreender os processos para garantir a conformidade e a eficácia operacional.

Ferramentas para controle de estoque

Existem várias ferramentas disponíveis para facilitar o controle de estoque em farmácias e drogarias. Estas são algumas das mais comuns e eficazes:

Software de gestão de estoque

Essas soluções são projetadas especificamente para ajudar no controle de estoque, oferecendo recursos avançados para rastreamento de produtos, gerenciamento de pedidos, previsão de demanda, entre outros. Alguns sistemas também podem integrar outras funções, como vendas, compras e finanças, proporcionando uma visão abrangente da operação do negócio.

Planilhas

Para empresas menores ou com recursos limitados, as planilhas podem ser uma opção acessível para controlar o estoque. Programas como Microsoft Excel ou Google Sheets permitem criar sistemas simples de acompanhamento de estoque, onde é possível registrar entradas e saídas de produtos, calcular níveis de estoque e gerar relatórios básicos.

Código de barras

A utilização de códigos de barras é uma prática comum em muitas farmácias e drogarias. Associar cada produto a um código de barras único permite uma identificação rápida e precisa dos itens em estoque. Leitores de código de barras podem ser utilizados para escanear os produtos durante o recebimento de mercadorias, vendas e contagem de inventário, agilizando os processos e reduzindo erros.

Sistemas de RFID

Semelhante aos códigos de barras, a tecnologia RFID (Identificação por Radiofrequência) permite a identificação automática e rastreamento de itens em estoque por meio de tags eletrônicas que emitem sinais de radiofrequência. Essa tecnologia é mais avançada e pode oferecer maior precisão e eficiência em comparação com os códigos de barras, embora também seja mais cara de implementar.

Aplicativos de controle de estoque

Existem diversos aplicativos disponíveis para dispositivos móveis que permitem o controle de estoque de forma prática e conveniente. Esses aplicativos podem oferecer recursos como escaneamento de códigos de barras, sincronização em tempo real com outros dispositivos e acesso remoto aos dados de estoque.

A escolha da ferramenta de controle de estoque mais adequada dependerá das necessidades específicas e recursos disponíveis da farmácia ou drogaria. É importante avaliar cuidadosamente cada opção e selecionar aquela que melhor se adapte às demandas do negócio. 

Além disso, a integração de diferentes ferramentas e tecnologias também pode ser uma estratégia eficaz para otimizar o controle de estoque e melhorar a eficiência operacional.

Técnicas de gestão eficazes

Existem várias técnicas de gestão eficazes que podem ser aplicadas para otimizar o controle de estoque em farmácias e drogarias. Veja, a seguir, algumas das mais importantes.

Contagem cíclica

Esta técnica envolve a contagem regular e frequente de parte do estoque em intervalos programados. Em vez de realizar uma contagem completa do inventário de uma só vez, a contagem cíclica divide o estoque em ciclos menores, o que permite identificar e corrigir discrepâncias de forma mais rápida e eficiente. Isso ajuda a manter um controle mais preciso do estoque e reduz a necessidade de fechamentos prolongados para contagem física.

Método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai)

Este método de gestão de estoque assume que os produtos mais antigos são os primeiros a serem vendidos ou utilizados. Isso significa que os produtos que entraram primeiro no estoque (seja por compra ou produção) são os primeiros a sair. O uso do método PEPS ajuda a evitar a obsolescência dos produtos e a minimizar o risco de produtos vencidos, garantindo uma rotação adequada do estoque.

Revisão periódica de estoque

Esta técnica envolve a revisão regular e programada do estoque para determinar os níveis de reposição necessários. Em vez de reabastecer continuamente com base na demanda imediata, a revisão periódica de estoque permite uma abordagem mais estratégica, onde os níveis de estoque são avaliados em intervalos específicos de tempo. Isso ajuda a minimizar o risco de excesso ou falta de estoque, garantindo que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo.

Análise ABC

A análise ABC classifica os itens do estoque com base em sua importância relativa para o negócio. Os itens são divididos em três categorias: A (itens de alta prioridade, com alto valor ou impacto), B (itens de média prioridade) e C (itens de baixa prioridade, com baixo valor ou impacto). Isso permite uma alocação mais eficiente de recursos e esforços de gestão, concentrando-se nos itens mais críticos e estratégicos para o sucesso do negócio.

Just in Time (JIT)

O Just in Time é uma abordagem que visa minimizar o estoque mantendo os níveis de estoque tão baixos quanto possível, e recebendo os produtos apenas quando são necessários. Embora essa abordagem possa ser mais desafiadora de implementar em farmácias e drogarias devido à natureza dos produtos, ela pode ajudar a reduzir custos de armazenamento e minimizar o risco de obsolescência.

Leia também: SKU: como usá-lo para melhorar seu negócio?

Estratégias para evitar perdas

Para evitar perdas no controle de estoque de farmácias e drogarias, é fundamental implementar estratégias eficazes de gestão e prevenção. Selecionamos, a seguir, algumas das principais estratégias. 

Verificação de validade

Estabeleça procedimentos rigorosos para verificar regularmente a validade dos produtos em estoque. Identifique e remova os itens vencidos ou próximos do vencimento antes que se tornem inutilizáveis, evitando assim perdas financeiras e garantindo a segurança dos clientes.

Armazenamento adequado

Mantenha os produtos armazenados em condições adequadas de temperatura, umidade e iluminação para preservar sua qualidade e eficácia. Isso inclui o armazenamento correto de medicamentos que requerem refrigeração, bem como a proteção contra danos causados por luz solar direta ou umidade excessiva.

Rastreamento de estoque

Implemente sistemas de rastreamento de estoque que permitam o monitoramento contínuo do movimento e da localização dos produtos. Isso ajuda a identificar rapidamente qualquer irregularidade, como perdas por roubo ou desvio, e tomar medidas corretivas imediatas.

Rotatividade de estoque

Dê prioridade à venda de produtos mais antigos para evitar que fiquem obsoletos ou percam sua eficácia. Utilize técnicas como o método PEPS para garantir uma rotação adequada do estoque e reduzir o acúmulo de produtos vencidos.

Leia também: Queima de estoque: o que é e como fazer?

Auditorias regulares

Realize auditorias periódicas do estoque para verificar a precisão dos registros e identificar possíveis discrepâncias ou problemas. Isso ajuda a garantir a conformidade com os procedimentos estabelecidos e a manter a integridade do estoque.

Parceria com fornecedores confiáveis

Trabalhe apenas com fornecedores confiáveis e respeitáveis que ofereçam produtos de qualidade e cumpram os prazos de entrega. Isso reduz o risco de receber produtos falsificados, adulterados ou de baixa qualidade, que podem resultar em perdas financeiras e danos à reputação da empresa.

A importância dos fornecedores certos

A importância dos fornecedores certos para farmácias e drogarias não pode ser subestimada. Esses estabelecimentos dependem de uma cadeia de suprimentos confiável e eficiente para garantir a disponibilidade constante de produtos de qualidade para seus clientes. Confira as razões pelas quais a escolha dos fornecedores certos é tão importante. 

Qualidade dos produtos

Fornecedores confiáveis garantem a qualidade dos produtos que você oferece aos seus clientes. Isso é especialmente importante no setor farmacêutico, onde a segurança e a eficácia dos medicamentos são primordiais.

Prazos de entrega confiáveis

Atrasos na entrega podem comprometer seriamente a operação de uma farmácia, levando a faltas de estoque e insatisfação dos clientes. Fornecedores que cumprem rigorosamente os prazos estabelecidos ajudam a evitar esse problema.

Variedade de produtos

Ter acesso a uma ampla variedade de produtos por meio de fornecedores confiáveis permite que a farmácia atenda às necessidades de uma gama diversificada de clientes. Isso contribui para a fidelização do cliente e para o crescimento do negócio.

Preços competitivos

Fornecedores confiáveis oferecem preços competitivos e transparentes, ajudando as farmácias e drogarias a manter margens de lucro saudáveis. Isso é crucial em um setor altamente competitivo, onde os preços dos produtos podem ter um grande impacto nas decisões de compra dos clientes.

Suporte e assistência

Fornecedores que oferecem suporte técnico e assistência pós-venda podem ajudar a resolver problemas de forma rápida e eficiente. Isso é especialmente útil em situações de emergência, como recalls de produtos.

O controle de estoque é fundamental na gestão de uma farmácia ou drogaria. Além de garantir a disponibilidade dos produtos para os clientes, ele também impacta diretamente nos resultados financeiros e na eficiência operacional do estabelecimento. 

Investir em uma estratégia robusta de seleção e gestão de fornecedores é essencial para que as empresas possam fortalecer sua competitividade, aumentar sua lucratividade e alcançar seus objetivos de forma sustentável. 

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