09/01/2023

O que é ordem de serviço? Como emitir e para que serve?

Você já ouviu falar da Expressão “Ordem de Serviço” mas não sabe exatamente o que é e para que serve? Você não está sozinho!

Nesse artigo, vamos te explicar o que são Ordens de Serviço e os passos que você deve dar para emitir uma.

Além de te mostrar o que é ordem de serviço, você também vai conhecer a importância de uma ordem de serviço como documento de trabalho.

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Continue lendo para entender mais!

O que é Ordem de Serviço

Uma Ordem de Serviço é um documento no qual são anotadas todas as informações importantes sobre um serviço a ser realizado. É um importante instrumento para garantir que todos os procedimentos relativos ao serviço sejam seguidos.

Normalmente, as Ordens de Serviço são usadas por empresas para documentar as atividades de serviço realizadas que possam gerar cobranças. Esses documentos são tomados como base para a cobrança, pois descrevem todos os detalhes das atividades executadas.

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Exemplos de ordens de serviço

Alguns exemplos de ordem de serviço podem te ajudar a entender melhor de fato o que é ordem de serviço e quais são as suas aplicações.

Como dissemos acima, a ordem de serviço é um documento que vai detalhar as tarefas que serão ou que foram realizadas por uma equipe de trabalho ou um profissional. Alguns exemplos de ordens de serviço podem incluir:

  1. Conserto de um aparelho eletrônico: Quando um profissional vai consertar algum aparelho eletrônico, a ordem de serviço pode incluir informações sobre o aparelho que precisa de ajustes, a natureza da falha e as etapas necessárias para consertá-lo, bem como os materiais utilizados e peças que precisaram ser substituídas, por exemplo.
  2. Manutenção preventiva de um veículo: O mesmo ocorre com a manutenção de um carro, onde a ordem de serviço pode incluir informações sobre o veículo, os serviços de manutenção realizados e as peças que precisam de reparo ou substituição.
  3. Instalação de um sistema de segurança: Se você ou sua empresa contratarem um serviço de segurança, também será preciso uma ordem de serviço. Nesse caso, a ordem pode incluir informações sobre o sistema de segurança a ser instalado, o local da instalação e as etapas necessárias para completar o trabalho.
  4. Reparo de uma tubulação: esta ordem de serviço pode incluir informações sobre a localização da tubulação danificada, o tipo de reparo necessário e as ferramentas e materiais necessários para completar o trabalho.

Viu só? Basicamente todo serviço realizado precisa de uma ordem de serviço que contará com a descrição do que foi ou será feito.

É uma maneira do profissional ou da equipe manter o controle sobre o processo, colaborar com a precificação e muito mais.

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Como emitir uma Ordem de Serviço

A maneira mais simples de emitir uma Ordem de Serviço é usar um sistema de gerenciamento de ordens de serviço. Isso fornece todas as informações necessárias para que a OS seja emitida de forma simples e eficiente.

Primeiro, você precisa inserir os dados do cliente. Isso inclui o nome, endereço, telefone e e-mail, além de informações sobre o serviço que você vai realizar. Em seguida, é preciso descrever o serviço que você vai realizar, como data estimada para a conclusão, preço do serviço e informações adicionais.

Uma vez que todas as informações estejam inseridas no sistema, a Ordem de Serviço estará pronta para ser emitida. É imprescindível que você verifique todas as informações, para garantir que tudo esteja correto.

Passo a passo para emitir uma ordem de serviço

Apenas saber o que é ordem de serviço não é o suficiente, o empreendedor e profissional responsável precisa encontrar meios práticos para emitir a OS.

  1. Identifique a necessidade de uma ordem de serviço: antes de emitir uma ordem de serviço, é importante identificar qual é a tarefa ou projeto que precisa ser realizado.
  2. Determine o escopo do trabalho: defina o alcance do trabalho a ser realizado, incluindo quais tarefas precisam ser feitas, quais materiais e equipamentos serão necessários e quanto tempo será necessário para completar o trabalho.
  3. Selecione a equipe ou indivíduo responsável: escolha a pessoa ou equipe que será responsável pelo trabalho descrito na ordem de serviço.
  4. Crie o documento da ordem de serviço: utilize um modelo de ordem de serviço ou crie um documento do zero. Inclua informações sobre o trabalho a ser realizado, os materiais e equipamentos necessários e as instruções detalhadas para completar o trabalho.
  5. Envie a ordem de serviço: envie a ordem de serviço para a equipe ou indivíduo responsável pelo trabalho. Certifique-se de que todas as informações estejam claras e completas.
  6. Acompanhe o progresso do trabalho: verifique com a equipe ou indivíduo responsável pelo trabalho como está progredindo. Certifique-se de que todas as tarefas estejam sendo cumpridas de acordo com o cronograma e que os problemas estejam sendo resolvidos de forma eficiente.
  7. Conclua e revise a ordem de serviço: quando o trabalho for concluído, revise a ordem de serviço para verificar se todas as tarefas foram realizadas corretamente. Caso haja algum problema, abra uma nova ordem de serviço para corrigi-lo.

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Como criar uma ordem de serviço no Word e Excel

Um dos meios mais práticos e encontrados por empresas prestadoras de serviço é a criação das ordem de serviço em ferramentas tradicionais, como o Word e Excel.

Afinal, nem toda empresa possui verba disponível para investir em um sistema que cria ordens de serviço.

Por isso, separamos abaixo algumas orientações rápidas e fáceis para criar documentos simples que podem servir como ordem de serviço.

Criar ordem de serviço no Word

  1. Abra o Microsoft Word e clique em “Novo” para criar um novo documento.
  2. Adicione o título “Ordem de Serviço” no topo do documento.
  3. Inclua informações sobre o trabalho a ser realizado, como a descrição da tarefa, os materiais e equipamentos necessários e as instruções detalhadas para completar o trabalho. Utilize tópicos e listas para organizar as informações de forma clara e concisa.
  4. Adicione um espaço para assinaturas no final do documento. Isso permitirá que a equipe ou indivíduo responsável pelo trabalho confirme que recebeu e entendeu as instruções.
  5. Salve o documento como uma ordem de serviço e envie-a para a equipe ou indivíduo responsável pelo trabalho.

Criar ordem de serviço no Microsoft Excel

  1. Abra o Microsoft Excel e crie uma nova planilha.
  2. Adicione as colunas “Tarefa”, “Material”, “Equipamento” e “Instruções” na parte superior da planilha.
  3. Preencha as células com as informações relevantes para cada tarefa. Por exemplo, na coluna “Tarefa”, você pode incluir a descrição da tarefa; na coluna “Material”, você pode incluir os materiais necessários; na coluna “Equipamento”, você pode incluir os equipamentos necessários; e na coluna “Instruções”, você pode incluir as instruções detalhadas para completar a tarefa.
  4. Adicione uma linha adicional para assinaturas no final da planilha. Isso permitirá que a equipe ou indivíduo responsável pelo trabalho confirme que recebeu e entendeu as instruções.
  5. Salve a planilha como uma ordem de serviço e envie-a para a equipe ou indivíduo responsável pelo trabalho.

Para que serve uma ordem de serviço

Agora que você já sabe o que é ordem de serviço, vamos conhecer também as principais utilidades da OS.

  • Uma Ordem de Serviço é muito útil para estabelecer uma prova documental de que o serviço foi realizado de acordo com as regras estabelecidas.
  • Ela pode ser usada para estabelecer as responsabilidades e direitos do cliente e do prestador de serviços.
  • O documento fornece ao cliente segurança para que ele saiba exatamente o que aconteceu durante o serviço.
  • É uma forma rápida e prática de passar ao profissional responsável pela prestação do serviço quais são as expectativas e as necessidades.

Entre outros.

Esperamos que este artigo tenha ajudado a esclarecer o que é Ordem de Serviço e para que servem. Lembre-se: uma Ordem de Serviço é um documento importante para assegurar que as atividades de serviço sejam realizadas corretamente.

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