Como preencher um recibo comercial com canhoto: passo a passo

O recibo de pagamento é um documento usado por muitos empreendedores para comprovar que uma pessoa recebeu ou efetuou o pagamento para um determinado produto/serviço. Por isso, é importante entender como preencher um recibo com canhoto de forma correta.

Este documento possui validade fiscal para prestadores de serviço e deve ser preenchido por quem presta o serviço ou pelo vendedor e entregue ao pagador para comprovação de pagamento.

Por isso, nesse conteúdo vamos falar um pouco mais sobre a importância do recibo com canhoto. Vamos lá?

O que é recibo com canhoto?

O recibo com canhoto é um documento de registro de pagamento que pode ajudar o empreendedor em possíveis problemas com pagamentos não registrados, auxiliando na contestação da quitação da dívida, evitando duplicação de valores e cobranças.

O canhoto é uma parte do recibo que pode ser destacada e armazenada pelo empreendedor, como registro. A outra parte do recibo será entregue ao comprador.

Por causa disso, é importante que o responsável saiba como preencher um recibo com canhoto, informando todos os dados necessários no recibo, que em muitos casos é comparado à nota fiscal, por parte vendas ou prestação de serviços de pessoas físicas, mas não a substitui.

O canhoto ajuda as empresas no controle financeiro, pois nele possui informações como nome, endereço, data e valor de pagamento, facilitando o dia a dia do negócio.

Mas, para ter validade, além de ser necessário conter todas as informações de pagamento, o recibo não pode ter rasuras. 

Como preencher um recibo com canhoto passo a passo?

1 – Informe o valor da prestação de serviço ou produto;

2 – Coloque a data que foi realizado o pagamento ou transação;

3 – Informe os dados de quem recebeu o valor: Nome, endereço, CPF, telefone etc.;

4 – Descreva qual foi o serviço realizado e/ou produto comprado

5 – Indique a forma de pagamento realizada;

6 – Colete a assinatura do recebedor do pagamento;

7 – Destaque a folha do canhoto, entregue para o pagador e não esqueça de guardá-lo como comprovante.

Outro ponto importante é informar no recibo o local onde o pagamento foi realizado. Esse dado pode ajudar a entender mais detalhes da compra, em caso de contestação. 

Por quanto tempo devo armazenar um recibo ou canhoto?

Depois de aprender o passo a passo como preencher um recibo com canhoto, uma outra dúvida é por quanto tempo o recibo ou canhoto deve ser armazenado?

O tempo de armazenamento de um recibo vai depender do tipo de serviço ou produto no qual ele comprove o pagamento. 

O indicado para empreendedores prestadores de serviço ou venda de produtos é o prazo de 5 anos, segundo a recomendações de órgãos de defesa do consumidor.

Pensando nisso, é importante também entender a forma correta de armazenamento dos recibos, para que eles durem esses anos, caso seja necessário a contestação de pagamento. Daremos algumas dicas a seguir:

Como armazenar um recibo ou canhoto?

A primeira dica é ter um sistema de arquivo com espaço adequado para o armazenamento dos seus recibos. Após entender a importância de como preencher um recibo com canhoto de forma correta, a conservação adequada vai depender de como esse documento será arquivado.

Priorize espaços e pastas nos quais você consiga reunir o maior número de recibos em um único espaço, para que o seu controle financeiro seja mais assertivo. 

Encontre uma forma que se alinhe com a sua rotina de organização do arquivo de modo geral. Em ordem alfabética, por mês, por serviço, por produto, o importante é entender qual esquema de organização faz sentido para o seu negócio e facilita o processo de busca, caso necessite. 

Evite colocar o documento em contato com o plástico ou outros materiais que possam danificar o recibo.

Caso seja possível, digitalizar o documento também pode ser uma boa opção, para garantir o documento e evitar possíveis eventualidades. 

A digitalização também é uma forma mais prática para ser encontrada de forma online, caso o empreendedor esteja longe do arquivo, poderá acessar o documento de onde estiver, se ele estiver armazenado na nuvem.

Quando devo utilizar o recibo?

O recibo pode ser emitido somente por empreendedores autônomos e liberais para comprovação de recebimentos de valores. Só deve ser usado para essa finalidade, além de controle financeiro de uma empresa. Por isso, ele pode ajudar o seu negócio a evitar possíveis problemas.

Mas, vale ressaltar que o recibo e nota fiscal são documentos diferentes, usados em situações distintas. O recibo não substitui a nota fiscal.

A nota fiscal deve ser emitida pelo empreendedor para comprovação de posse de mercadorias ou prestação de serviços para um outro CNPJ.

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E aí, gostou de saber mais sobre como preencher um recibo com canhoto passo a passo e entender a diferença de recibo e nota fiscal? A Inventa esclarece diversas dúvidas e traz informações importantes para os lojistas. A parceria perfeita para o crescimento do seu negócio.

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