Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Quando falamos em transações comerciais, existem alguns termos que costumam gerar certas dúvidas, como recibo e nota fiscal. Para muitas pessoas, eles são a mesma coisa, porém, na verdade, não são.

Por isso, se você quer entender de forma clara, fácil e com exemplos qual a diferença entre recibo e nota fiscal, continue acompanhando esse artigo com atenção. Boa leitura!

Entendendo a diferença entre recibo e nota fiscal

O que é um recibo

Para começar as explicações, vamos entender primeiramente qual é o conceito de recibo. Um recibo nada mais é do que um comprovante por escrito referente a quitação de uma dívida, de um débito.

Por exemplo, vamos supor que o encanamento da sua casa está com problema. E para resolvê-lo, você chama um encanador. O profissional então vai até a sua residência, analisa a situação e faz as trocas e os reparos necessários.

Depois que o profissional realiza o serviço, ele então dá um recibo com a sua assinatura informando o que ele fez.

Além disso, nesse comprovante, é importante que ele também coloque a data que o trabalho foi feito, o valor cobrado, o meio de pagamento e a quantidade de parcelas (se for o caso).

Em resumo, o recibo é um atestado de pagamento (integral ou parcial) fornecido no ato de pagamento de uma compra. Por meio dele informa-se que uma transação ocorreu de maneira adequada.

Lembrando que para ser válido esse comprovante precisa ser emitido em duas vias (uma para ficar com o contratante e outra para ficar com o contratado). Além disso, ele deve ser armazenado para declaração junto à Receita Federal.

Então, esse é o conceito de recibo e essas são as informações que costumam ser colocadas nele — descrição, data, valor e forma de pagamento.

Simples, não é mesmo? Agora, e a nota fiscal? O que seria exatamente? Qual a diferença dela em comparação com o recibo?

O que é nota fiscal

Agora que você já sabe o conceito de recibo, vamos entender o que é uma nota fiscal.

A nota fiscal, também conhecida como NF, é um documento oficial que registra uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa a uma pessoa física, ou a outra empresa (CNPJ).

Em outros termos, a NF é um documento que regulariza e comprova todas as vendas e/ou prestações de serviços feitas por uma empresa.

Para entender isso de forma simples, vamos supor agora que você comprou um notebook. Nessa transação, o vendedor emite uma nota fiscal formalizando a venda de um produto — no caso, para você.

Assim, é gerado um documento que comprova a transação, permite a sua posse e gera um registro contábil e financeiro, relacionado ao recolhimento de impostos.

Uma loja que vende notebooks ou qualquer outro produto não pode emitir apenas um recibo, pois isso só comprova o pagamento e não a autorização de posse do equipamento ao comprador.

Além disso, vale ressaltar que uma nota fiscal é um documento muito mais completo. Ela possui muito mais informações que um recibo. E, também, é o único aceito para o transporte de mercadorias.

Afinal, a NF atesta que o destinatário estará adquirindo a propriedade daqueles produtos que serão transportados.

Portanto, seja um recibo, seja uma nota fiscal, é de suma importância emitir o documento certo. Assim, você evita problemas e dores de cabeça com questões burocráticas e tributárias.

Recibo e nota fiscal para MEI

De acordo com dados da Secretaria Especial de Produtividade e Competitividade do Ministério da Economia, quase 70% das empresas em atividade no Brasil são MEIs, ou seja, formadas por microempreendedores individuais.

Isso significa que falar especificamente sobre recibos e notas fiscais para quem trabalha com esse tipo de figura jurídica faz total sentido.

Quem é MEI não precisa emitir nota fiscal, caso a venda ou a prestação de serviço seja para pessoas físicas. Nessa situação, apenas um recibo é suficiente.

Agora, se você é um Microempreendedor Individual e vende para empresas e/ou presta serviços para negócios com CNPJ (pessoas jurídicas), é necessário emitir a nota fiscal.

Pode substituir uma nota fiscal com um recibo?

Não. No comércio de bens e para dar a posse de um produto a um comprador, é necessário emitir uma nota fiscal. Ela não pode ser substituída por um recibo, pois esse comprovante não transfere propriedade.

Agora, o que você pode avaliar, no caso de varejo, é o cupom fiscal. O cupom fiscal é semelhante a NF, porém não identifica o cliente.

Em lojas físicas, de varejo, é comum a entrega de um cupom fiscal. No entanto, em caso de transações online, o documento que normalmente é utilizado é a nota fiscal — ela costuma ser enviada tanto por e-mail quanto de forma impressa, anexada ao item que você comprou.

Entendendo o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo)

Além do recibo tradicional e a nota fiscal que explicamos anteriormente, há um outro termo relacionado que você deve conhecer: o RPA, sigla para Recibo de Pagamento Autônomo.

O RPA é um comprovante para formalizar o pagamento de um serviço pontual feito por um profissional autônomo que não possui um CNPJ.

Geralmente, empresas que utilizam esse tipo de recibo e para deixar tudo registrado e formalizado, o profissional que fez o trabalho também o assina para mostrar que ambas as partes estão de acordo.

Ficou clara a diferença entre recibo e nota fiscal?

Ao longo deste post você conferiu diferentes conceitos relacionados a transações comerciais. Além disso, entendeu qual a diferença entre recibo e nota fiscal.

Como você viu, enquanto o primeiro documento serve como um comprovante de pagamento, o segundo refere-se a transferência de posse de um bem a um comprador. Ou seja, os propósitos são diferentes.

Portanto, é fundamental que você sempre se atente às finalidades de cada documento de modo a evitar problemas com o Fisco.

Esperamos que as informações e os exemplos apresentados tenham ajudado. E para encerrar, convidamos você a conferir um dos artigos relacionados abaixo. Talvez eles também possam ser úteis. Até a próxima!